Кейс внедрения Битрикс24 производителю закладных деталей для строительства «Fastcon»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Fastcon – производственная компания с большим опытом в сфере строительства, основанная в 1965 году в Финляндии. 17 лет назад Fastcon открыла представительство в России. Сейчас это российская компания, представляющая финские строительные технологии на территории России и стран СНГ с заводом в Санкт-Петербурге.

Fastcon производит закладные детали для сборного и монолитного строительства: жилых домов, складских комплексов, лабораторий, фармацевтических заводов и других объектов.

До 2022 года практически 70% продукции компания экспортировала в Страны Скандинавии и Европы. В апреле, когда весь экспорт закрылся, нужно было экстренно сменить фокус на местный рынок. Локализация производства в Санкт-Петербурге и те станки, которые были в распоряжении на заводе, позволили быстро перестроиться. А репутация, которую заработала компания за 17 лет работы в России, и то, что Fastcon одна из немногих европейских компаний, которая приняла решение не уходить с российского рынка, позволила за 2023 год сосредоточить внимание только на рынке СНГ.

Кроме переориентации на внутренний рынок пришли перемены и в организации работы с клиентами. Раньше сотрудники Fastcon работали в Microsoft Dynamics CRM, она использовалась только для хранения данных по клиентам и встречам. Когда сроки лицензии подходили к концу, первоочередной горящей задачей стало сохранить информацию, которая была накоплена за последние 8-9 лет.

Нужно было срочно найти аналог системы, где вести свою деятельность, отчёты. Выбор остановили на Битрикс24.

Так как большинство пользователей Fastcon не имели опыта работы с Битрикс24, руководство компании приняло решение шаг за шагом применять то, что в первую очередь нужно сейчас, а впоследствии добавлять новый функционал. Было решено, что на первых порах в Битрикс24 будет включена только проектная деятельность и с этой задачей они обратились к нам.

Вилен Коломеец

Директор по продажам, Fastcon

Необходимость в интеграции появилась в очень короткие, сжатые сроки. Выбор интегратора, который внедрит Битрикс24, был без моего участия. Мы старались внедрять постепенно, сначала закрыть первую нашу потребность и по мере погружения в Битрикс24 добавлять другие возможности, чтобы не пугать сотрудников и постепенно всем вместе дружно погружаться в возможности Битрикс24. Прежде всего мы с горем пополам перегрузили всю базу данных из прошлой CRM в Битрикс24. Что-то было потеряно, что-то нам пришлось восстанавливать. Та компания, которая переносила данные и организовывала нашу работу, не устроила нас, ими была подготовлена очень сырая база, и работать в ней было тяжело, многие инструменты были не настроены. Когда мы начали погружаться плотнее в процесс работы с CRM-системой, были выбраны вы и большое вам спасибо, что вы помогли нам разобраться в CRM, настроить бизнес-процессы, внедрить те инструменты, которые нужны именно для нашей конкретной работы, под наши конкретные задачи.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Проектную работу компании реализовали на базе смарт-процессов. В CRM Битрикс24 есть разные сущности: от лидов до контактов и сделок. Когда речь идет о базовых процессах компании, таких сущностей достаточно, но когда у нас появляются нетипичные сценарии, функционала начинает не хватать. Тогда в дело вступают смарт-процессы — это конструктор, который можно использовать для разного типа задач.

3. Результаты сотрудничества

Система бронирования встреч, которая требовалась для организации работы Фасткон в Битрикс24 – задача нетипичная. В Битрикс24 появился раздел "Работа над проектами". Он выстроен так, чтобы сотрудники компании могли вести проект от установления контакта и до его завершения. На стадиях этой проектной воронки настроены задачи по контролю, формированию коммерческих предложений, расчетам и сбору информации. Решение работает в связке с календарем, так как сотрудники компании активно работают с ним и ведут планировщик.

Также клиента интересовала аналитика по количеству осуществляемых встреч. Так как в CRM не используется воронка продаж, вместо нее была выстроена воронка для работы с календарем. Такая настройка позволила отслеживать ответственных – организаторов встречи, и фиксировать события в своего рода реестр. Преимущество решения в том, что за счет связи CRM с встроенным функционалом аналитики, стало возможным получать развернутую информацию по количеству встреч и участников не только с помощью воронки и конструктора отчетов, но и в предоставленном штатном разделе «Аналитика». Этот раздел может показывать загруженность сотрудника по встречам.

Вилен Коломеец

Директор по продажам, Fastcon

Чаще всего мы используем Битрикс24 как общий календарь и как базу данных по всем нашим клиентам, которым мы хотели бы периодически до трех, может быть, четырех раз в год, отправлять наши новости, рассылки, поздравления, какую-то важную информацию.

Пока мы не планируем загружать счета и бухгалтерские документы. Мы договорились сразу на берегу, что делать это не будем, так как в основе мы пользуемся Битрикс24 на переносных гаджетах, которые могут украсть, или потеряться. В перспективе Битрикс24 должен быть нашим активным инструментом, который позволит не только хранить базу данных и базу по контактам, но и использоваться, как средство мониторинга. В прошлой версии CRM от Microsoft, была достаточно удобная выборка или фильтр по мониторингу количества визитов или по количеству групп наших клиентов, которых мы посещали.

Сейчас пока как слепые котята используем на начальном уровне, я как руководитель не гоню лошадей вперед, люди должны просто привыкнуть, что после встречи, бесед или звонков нужно заносить информацию, чтобы она хранилась в одном месте, оговоренном для всех пользователей.

Вилен Коломеец

Директор по продажам, Fastcon

Про освоение Битрикс24 в компании

Я счастливый сотрудник и счастливый руководитель: во-первых, у меня прекрасный директор, который с пониманием относится ко всем бизнес-процессам, во-вторых, он прекрасный руководитель подбора персонала. У нас отличная команда, ребята погружаются, высказывают свои пожелания к системе. Мы в постоянном процессе разговоров и коммуникаций, у нас нет директивного «вы должны сделать это во чтобы то не стало». Мы прислушиваемся к нашим сотрудникам, получаем их обратную связь и внедряем в системе.

Результаты внедрения системы

Как руководитель могу отметить, что первое, что стало лучше после внедрения это контроль сотрудников, я могу открыть календарь в Битрикс24 и посмотреть, чем занят каждый мой сотрудник. Во-вторых, очень удобная система отчетности: я могу выгрузить по каждому сотруднику отчет, посмотреть их активность. Третий момент – удобное ведение базы данных наших клиентов, контактных лиц. У нас очень много региональных клиентов, с помощью удобных фильтров я могу по региону или другим классификациям их отфильтровать. Также теперь мне и моим сотрудникам удобно планировать командировки и встречи.